HLS Groep
Beschrijving functie
Elke dag worden er nieuwe ideeën bedacht én uitgevoerd. Er is een schat aan kennis en ervaring die nu vaak niet verder komt dan de gemeentegrenzen. Gemeentedelers is een landelijke competitie waarin een succesvolle lokale aanpak gedeeld wordt op een landelijk podium. Voor de derde keer hebben we gemeenten uitgenodigd om succesvolle, waardevolle en herbruikbare initiatieven aan te melden. Bewezen goede oplossingen waar inwoners en ondernemers, gemeenten en regio’s beter van worden. Dit jaar hebben we casussen ontvangen.
Voor dit project zoeken we een hands on administratieve en organiserende spil binnen het project. Een echte steun en toeverlaat voor het projectteam. Jouw rol is breed, van het regelen van afspraken, contact met deelnemers van Gemeentedelers tot het bewaken van de voortgang van acties. Jij zorgt voor structuur, bewaakt het overzicht, steekt je handen uit de mouwen en trekt op tijd aan de bel bij de projectleider als er actie nodig is. Je zorgt er voor dat alle informatie en documentatie van het project in de projectadministratie wordt opgenomen en voor iedereen transparant beschikbaar is. Je helpt mee met projectplanningen en de bewaking van de financiën van het project en je zorgt ervoor dat bijeenkomsten met verschillende partijen worden gepland en geregeld.
Werkzaamheden
Organiseren, voorbereiden en vastleggen van projectteam-overleggen. Inclusief het opstellen van een planning van activiteiten en zorgen voor follow-up van afgesproken acties.
Je bent algemeen contactpunt voor de projectleden inclusief het regelen van agenda- en mailbeheer.
Bijhouden van de inhoudelijke projectadministratie en CRM voor de projecten.
Financieel projectbeheer, waaronder het opvragen van offertes, checken van facturen en het voorbereiden van het bewaken van termijnen van de financiële projectverantwoording (samen met het bedrijfsbureau).
Meehelpen met het organiseren van de prijsuitreiking en promotie tijdens de jaarlijkse ALV van de VNG.
Tegenlezen bij communicatie uitingen.
Verzorgen van mailings.
Verzorgen promotie van bijeenkomsten.
Je bent ook het eerste aanspreekpunt voor vragen vanuit gemeenten en andere partijen. Je staat voor hen klaar en helpt hen verder.
Resultaat
Je hebt gezorgd voor een gestructureerde organisatie van Gemeentedelers 4. Hierbij heb je de administratie systematisch bijgehouden en vormgegeven. Daarnaast heb je de financiën bijgehouden en gezorgd dat er overzicht is voor het aankomende jaar. Ook heb je een belangrijke rol gespeeld in het soepel laten verlopen van de georganiseerde bijeenkomsten. Gemeenten en andere partijen hebben jou ervaren als een prettig en duidelijk eerste aanspreekpunt waarmee je ervoor gezorgd hebt dat ze een positieve associatie met Gemeentedelers hebben en houden. Als eerste contactpersoon heb je een warme relatie met de deelnemers en meemakers opgebouwd.
Eisen
Een afgeronde administratieve opleiding op mbo+ of hbo-niveau
Meerjarige ervaring in het ondersteunen van projecten.
5 jaar relevante werkervaring binnen een gemeente of een partner van de gemeente.
Competenties
Je schakelt makkelijk tussen verschillende activiteiten en houdt het overzicht.
Communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
Positieve instelling.
Hands on mentaliteit.
Zeer vaardig met digitale systemen.
