Secretaresse – Tempo-Team – Delft

Hou jij graag overzicht en werk jij secuur? Ben jij een echte spin in het web? Lees dan snel door; dit is de vacature voor jou!

Wat bieden wij jou

• Verdien tussen de 14,98 en 20,22 per uur! Schaal 7
• Functie duur 1 september 2023 tot 1 maart 2024
• Kom werken bij de TU Delft!

In verband met zwangerschapsvervanging zijn wij op zoek naar een management assistent, die het secretariaat van de afdeling ESS tijdelijk kan ondersteunen. Wij zoeken een ervaren, pro-actieve managementassistent die het leuk vindt om in een grote technisch wetenschappelijke en internationale organisatie te werken. Het grootste deel van je tijd ondersteun je de wetenschappers, promovendi en studenten op secretarieel gebied en bij administratieve processen en vragen van allerlei aard.Herken je jezelf in het onderstaande profiel, dan ben je van harte welkom om te solliciteren op deze functie:

• Je hebt een afgeronde administratieve/secretaresse opleiding en een MBO/HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je herkent prioriteiten, kunt schakelen tussen verschillende bezigheden en je blijft het overzicht en de samenhang zien;
• Je hebt ervaring met MS Office, en gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases;
• Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken;
• Je hebt oog voor organisatorische verhoudingen en culturele verschillen;
• Je bent zelfstandig, verantwoordelijk, flexibel inzetbaar, gastvrij, nauwgezet en proactief;
• Schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een vereiste

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, (gast)onderzoekers en bezoekers. Je communiceert en behandelt de binnenkomende telefoongesprekken en e-mails in foutloos Nederlands en Engels. Je werkt nauw samen met je collega managementassistenten binnen het afdelingssecretariaat van de afdeling ESS en je vervangt elkaar bij afwezigheid. Je doet aanbevelingen voor het optimaal functioneren binnen het secretariaat. Je werkzaamheden zullen zich in eerste instantie richten op de ondersteuning van Transport & Logistics Sectie binnen de afdeling ESS. Als managementassistent verricht je zelfstandig diverse secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden in de breedste zin van het woord:

• Dagelijkse ondersteuning van een sectieleider, hoogleraren en een aantal universitair (hoofd)docenten;
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen, bijeenkomsten (bijv. workshops, symposia);
• Catering regelen, reizen boeken;
• Uitvoeren van aanstellingen en personele mutaties;
• Wegwijs maken van nieuwe medewerkers;
• Ondersteuning van internationale medewerkers en gasten voor en na aankomst in Nederland (bij o.a. huisvesting);
• Vraagbaak voor medewerkers, studenten en externen

Het secretariaat van ESS is verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de wetenschappelijke staf en hun medewerkers. Je komt te werken in een boeiende, internationale omgeving in een hecht, professioneel team van in totaal 6 management assistants met een grote mate van zelfstandigheid en je draagt samen met je collega’s zorg voor een uitstekende dienstverlening.​

Sollicitatie

• Lijkt het je leuk om jezelf te verdiepen in de samenleving op de TU Delft? Solliciteer dan snel!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.

Lees hier meer…