Managementassistent – Actief Werkt! – Delft

Ben jij sterk in notuleren en vind jij het leuk om aan de slag te gaan met secretariële, administratieve en coördinerende taken? Lees dan snel verder

Over de opdrachtgever

Voor een overheidsinstelling in Delft zijn we op zoek naar een managementassistent! 

Wat ga je doen? 

Jij verzorgt alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor de directeur bedrijfsvoering en het afdelingshoofd Concern Control en Auditing (CCA). Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie. Voorafgaand aan vergaderingen controleer je de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, en plaatst ze in het administratiesysteem.

Je houdt de e-mails van de directeur en het afdelingshoofd bij en je kunt de mails zelfstandig behandelen of afhandelen. Je treedt op als contactpersoon voor de directeur en het afdelingshoofd naar de interne organisatie en externe omgeving. Daarnaast heb je nog andere secretariële taken. Bijvoorbeeld het regelen van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dat varieert van het regelen van lunches, catering en vervoer tot vergaderruimten. En het ontvangen, te woord staan en aanmelden van bezoekers.

Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je ondersteunt ook het managementteam dat onder de directeur valt. Je monitort voor de directeur en het afdelingshoofd de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.

Je deelt de ondersteuning van 3 directeuren en de concern-controller met 1 andere collega. Bij afwezigheid vervangen jullie elkaar. Indien nodig word je ook ingezet op de vervanging van het secretariaat van de hoogheemraden, dijkgraaf en secretaris-directeur. De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket.

Wat vragen wij van je:

Wat maakt je succesvol?

Je bent collegiaal, flexibel en kunt snel schakelen

Je bent goed georganiseerd, praktisch van aard en werkt hard

Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren

Je bent representatief, integer en kunt goed samenwerken

Je werkt accuraat en bent zorgvuldig

Je beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden

Deze functie is voor 3 maanden met mogelijkheid op verlening

Naast deze kwaliteiten beschik je over de volgende kennis & ervaring

Je hebt mbo werk- en denkniveau

Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie

Je hebt goede kennis van Microsoft Office en bijbehorende applicaties

Aantoonbare ervaring met het eigen maken van nieuwe werkprocessen en systemen

Wat wij jou bieden:

Deze opdrachtgever biedt jou een stevig salaris dat afhankelijk is van je opleiding en werkervaring. Deze functie is ingedeeld in schaal 8 van de CAO Waterschappen en kent een max van €3.915 bruto per maand

Het betreft een functie van 32-36 uur per week

Mogelijkheden om thuis te werken en op de prachtige locatie in hartje Delft

Als je thuiswerkt, ontvang je hiervoor een thuiswerkvergoeding. 

Als je op locatie werkt, worden je reiskosten ook vergoed.

Een vaste contactpersoon vanuit Actief Werkt! 

Wekelijkse verloning op dinsdag (ook mogelijk 4-wekelijks)

Lees hier meer…