Managementassistent – Actief Werkt – Delft

  • Delft

Actief Werkt

Managementassistent

Administratie

DELFT

32 uren/week

Mbo

€2937 – €3771 per maand

14-02-2024

Heb jij minimaal drie jaar ervaring als management assistent, ga jij nauwkeurig te werk en ben jij een echt organisatietalent? Lees dan snel verder! 

Over de opdrachtgever

Deze opdrachtgever neemt de zorg voor het water op zich. Sterke dijken, schone sloten en zuiver water lijkt vanzelfsprekend, maar daar zit veel zorg achter. Dit wordt geregeld door deze overheidsorganisatie, gevestigd in het centrum van Delft! Zij zijn ter versterking van het team op zoek naar een: Managementassistent.

Als Managementassistent ben je er verantwoordelijk voor dat het management van jouw afdeling(en) zich kan richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/programmamanagers/assetmanagers te verzorgen. De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt, weet daardoor wat prioriteit heeft en gaat doortastend en proactief te werk. Als managementassistent bij deze organisatie werk je veel samen met de andere managementassistenten.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

  • Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers en/of programmamanagers en/of assetmanagers.
  • Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen.
  • Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering tot vervoer.
  • Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden; Op het gebied van inkoop; bestelaanvragen doen, inkoopdossier en opdrachtbrieven maken en offertes opvragen. Op het gebied van HRM; In-, door en uitstroom medewerkers/inhuur opvoeren in HRM-systeem (ADP)
  • Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorg draagt voor de samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken.
  • Samenwerken met collega’s aan de optimalisatie van een excellente gastvrije dienstverlening.

De afdeling waar je komt te werken:

Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO). Vanuit deze afdeling werk je voor een of meer afdelingsmanagers, programmanagers of assetmanagers. Naast jou zijn er nog 14 managementassistenten binnen FZO. De sfeer is open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering.

Wat wij jou bieden:

  • Deze functie is ingedeeld in schaal 7 van de CAO Werken voor Waterschappen en kent een salaris van minimaal € 2.937 en maximaal € 3.771,- bruto per maand op fulltimebasis.
  • Het betreft een parttime functie van 32 uur per week;
  • Ze werken hybride; je werkt deels uit huis en deels vanuit onze prachtige locatie in hartje Delft!
  • Mogelijkheid om je uren flexibel in te delen: ze vinden de werk-privé balans erg belangrijk!
  • Een dagelijkse thuiswerkvergoeding van € 3,-.
  • Vanuit Actief Werkt! heb je een vast contactpersoon die klaar staat voor al jouw vragen;
  • Je ontvangt 25 vakantiedagen o.b.v. fulltime dienstverband;
  • Je bouwt 8,33% vakantiegeld op.

Wat vragen wij van je:

Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor een afdelings- of programma- of assetmanager. Je bent servicegericht, zorgvuldig en representatief. Je bent doortastend en als het druk wordt weet je het overzicht te behouden. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.

Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis en ervaring:

  • Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistent.
  • Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
  • Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams.
  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
  • Pré: ervaring met hybride werken (combinatie thuiswerken en op kantoor) en het ondersteunen op afstand.