TU Delft
Functieomschrijving
Het managementsupport team van de afdeling Sustainable Design Engineering (SDE) bestaat uit een viertal management assistenten, een onderzoeks-/onderwijsmedewerker en de afdelingssecretaris die leiding geeft aan dit team. Dit gemotiveerde en zeer gewaardeerde team biedt een effectieve ondersteuning aan de wetenschappers, docenten en lab medewerkers van onze afdeling. Het brede takenpakket van het management support team is verdeeld over de medewerkers.
Wij bieden jou een takenpakket met focus op de administratieve ondersteuning van extern gefinancierde projecten die onderzoek mogelijk maken. Dat loopt uiteen van het bijhouden van financiele overzichten en het draaien van rapporten tot het beheren van rapportageplanningen. De diversiteit van al deze werkzaamheden levert een leuke en uitdagende functie op. Je hebt met verschillende mensen te maken, zowel binnen als buiten de afdeling. Houd je van het creëren van overzicht, het bewaken van processen en ben je administratief sterk? Dan ontmoeten we je graag!
Je werkzaamheden bestaan o.a uit.:
-
Aanspreekpunt voor financiele vragen alsook vragen die ontstaan bij uitvoering van onderzoeksprojecten
- Adminstratie van (extern) gefinancieerde projecten:
* Ondersteunen bij het opstarten van projecten.
* In de gaten houden van de financiele projectadministratie.
* Planning en organisatie van projectbijeenkomsten.
* Verwerken van diverse informatie tot overzichten.
- Beheer van planning voor periodieke evaluatiegesprekken met onderzoekers
- Algemene administrieve ondersteuning van het secretariaat
Samen met je collega’s vorm je in het secretariaat het primaire aanspreekpunt voor praktische vragen van de medewerkers van onze afdeling. Denk aan vragen over de beschikbaarheid van SDE medewerkers, bestellingen en het regelen van ruimtes. In deze functie werk je ook samen met je collega’s binnen de faculteit zoals management assistenten en de medewerkers van finance.
Voor het goed uitvoeren van deze functie is ervaring met adminstratieve processes en systemen belangrijk. Ervaring met financiele administratie is geen vereiste, maar wel een pre. We zoeken iemand die de functie snel oppakt, en proactief zorgt draagt voor overzicht. Indien nodig zoek je de collega’s op die je kunnen helpen of die jij kunt helpen. Gezien de aard van de werkzaamheden zijn goede communicatieve vaardigheden, accuratesse, procesgericht denken en het op de juiste manier omgaan met vertrouwelijke gegevens voor jou vanzelfsprekend.
Functie-eisen
- Je hebt ervaring met administratieve (financiële) processen
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en kunt goed overzicht houden
- Meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie is een pre
- Je leert snel omgaan met nieuwe werkprocessen en systemen
- Je werkt zelfstandig en verzamelt pro-actief benodigde informatie
- Je hebt oog voor organisatorische verhoudingen en culturele verschillen
- Je hebt een afgeronde administratieve/management assistent opleiding op MBO+ niveau
- Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal is een vereiste
- Je hebt ervaring met MS Office (Outlook, Excel, Word) en SharePoint
Arbeidsvoorwaarden
- Een salaris dat is gebaseerd op [schaal] uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van [€bedrag] en een maximum van [€bedrag] bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
- De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
- Korting bij zorgverzekeraars.
- Flexibele werkweek.
- Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
- Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
- Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
- Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.
TU Delft
De
